مدیر اثربخش در عمل (خلاصه کتاب)

به گزارش اخبارساخته ها؛ پیتر دراکر در کتاب مدیر اثربخش در عمل، مفهوم «اثربخشی (Effectiveness)» را از «کارایی (Efficiency)» جدا کرد. او اثربخشی را «انجام دادن کار درست» و کارایی را «انجام دادن کار به شکل درست یا انجام دادن درستِ کار» تعریف کرد. وقتی این تعریف را بدانیم، متوجه می‌شویم که مدیر اثربخش ابتدا کارهای درست را شناسایی می‌کند و سپس سازمان را در مسیر کارهای درست هدایت می‌کند. این در حالی است که مدیر کارآ و کارآمد می‌کوشد که سازمان هر کاری را به شکل درست انجام دهد!

کتاب مدیر اثربخش در عمل، کلکسیونی از درس‎‌های ارزشمند در زمینه مدیریت است که با مطالعه آن می‌توانید مفهوم اثربخشی را در سازمان خود پیاده کنید و سازمان خود را در یک مسیر درست، هوشمندانه و منطقی پیش ببرید. در ادامه چند درس مهم و ارزشمند از کتاب مدیر اثربخش در عمل ارائه شده است. این درس‌ها به شما کمک می‌کند سازمان خود را به سمت رشد و تعالی هدایت کنید.

درس اول: اثربخشی، مهارتی آموختنی است

اصلی‌ترین مفهومی که در این کتاب بیان می‌شود، مفهوم اثربخشی است. مدیران سازمان‌ها و کسب و کارها باید مفهوم اثربخشی را در خود نهادینه کنند و سپس سازمان خود را در مسیر اثربخشی به پیش ببرند. خوشبختانه اثربخشی، یک مهارت آموختنی است و هر مدیری که تمایل داشته باشد می‌تواند این مهارت را یاد بگیرد و سپس آن را در کسب و کار خودش عملی کند.

نکته‌ای که باید بدانید این است که برای اثربخش بودن، نیاز به یک مهارت یا توانایی خاص نداریم. باید اثربخشی را به قدری تمرین کنیم که یه یک عادت تبدیل شود و روزی برسد که نتوانیم اثربخش نباشیم.

باهوش بودن، قدرت تخیل و دانش نظری و علمی برای هر مدیری لازم است ولی اگر اثربخشی در کار نباشد، هیچ کدام از این مهارت‌ها، نتیجه‌ای به همراه نخواهد داشت. تنها مدیر اثربخش می‌تواند از توانمندی‌های خودش به نحو احسن استفاده کند.

منظور از مدیر در کتاب مدیر اثربخش در عمل، تمامی کسانی هستند که مسئولیتی بر عهده دارند و در سازمان به عنوان یک شخص تصمیم‌گیرنده ایفای نقش می‌کنند. این افراد باید مسئولیت‌پذیر باشند و تلاش کنند که نقش خود را به بهترین شکل ممکن ایفا کنند. تمامی مدیران و افراد تصمیم‌گیرنده در سازمان باید مفهوم اثربخشی را درک کرده و سعی کنند که از این مفهوم در مدیریت خود استفاده کنند.

در صورتی که می‌خواهید اثربخشی را یاد بگیرید، روی چند مفهوم زیر کار کنید:

• مدیریت زمان و کار ساختارمند و منظم بر اساس زمان

• تمرکز روی منشأ اثر بودن و نتایج به جای تمرکز روی کار، تلاش و فعالیت مداوم

• تمرکز روی نقاط قوت خودتان، همکاران و کارکنان‌تان و تلاش برای تقویت آن‌ها

• استفاده از قانون ۸۰/۲۰ (اصل پارتو) برای اولویت بندی کارها و تمرکز روی کارهایی با بیشترین نتایج و بازدهی

• تمرکز روی اتخاذ تصمیم‌های درست و موثر

درس دوم: مدیریت زمان، اصل و اساس کار مدیران اثربخش است

مدیران معمولی و کارآمد پیش از اینکه بخواهند یک کار را انجام دهند، برای آن برنامه‌ریزی می‌کنند. این کار آن‌ها در نگاه اول درست و معقول به نظر می‌رسد ولی یک اشکال در اینجا وجود دارد و آن اشکال این است که معمولاً کارها در اغلب اوقات طبق برنامه‌ریزی پیش نمی‌رود. مدیران معمولی با هم جلسه می‌گذارند و یک برنامه مشخص را روی کاغذ می‌نویسند ولی این برنامه‌ها هیچ گاه اجرایی نمی‌شود و به دستاورد مشخصی نمی‌رسد.

پیتر دراکر در کتاب مدیر اثربخش در عمل، خصوصیات مدیران اثربخش را در زمینه مدیریت زمان بیان می‌کند:

- مدیران اثربخش کار خود را از وظایف شروع نمی‌کنند. آن‌ها قبل از هر چیز سراغ زمان می‌روند.

- آن‌ها قبل از هر کار سعی می‌کنند که وقت‌شناس باشند و کارهای خود را با در نظر گرفتن زمان بررسی ‌کنند.

- آن‌ها هنگام مدیریت کارها سعی می‌کنند کارهای زائد و غیرضروری را حذف کنند تا کار از نظر زمانی به مشکل نخورد و هر کار در زمان مشخص خودش انجام شود.

- این مدیران در نهایت همه زمان‌هایی را که اختیارشان دست خودشان است یک کاسه می‌کنند و بدین صورت این زمان‌های پراکنده را به واحدهای حتی الامکان طولانی تبدیل می‌کنند.

- مدیران اثربخش قبل از برنامه‌ریزی برای انجام کارها و وظایف، ابتدا زمان خود را برنامه ریزی می‌کنند.

این مدیران برای زمان‌بندی و مدیریت کارهای خود از نظر زمانی، سه گام یا مرحله را پشت سر می‌گذارند:

• ثبت زمان

• مدیریت زمان

• یک کاسه کردن زمان

درس سوم: برای اثربخش بودن بر منشأ اثر بودن تمرکز کنید

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم مدیران اثربخش این است که همیشه تلاش می‌کنند تا منشأ اثر باشند. این افراد همیشه می‌خواهند در نتایج و موفقیت سازمان خود سهیم باشند و به همین خاطر همیشه می‌کوشند که به موفقیت سازمان خود کمک کنند.

︎در کتاب مدیر اثربخش در عمل می‎‌خوانیم: برای منشأ اثر بودن اغلب لازم است که از حیطه تخصصی، حرفه‌ای یا حتی واحدی در سازمان خود فراتر بروید و به حوزه‌هایی وارد شوید که عملاً «عملکرد» سازمان را شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد. این امر هم به نوبه خود اقتضا می‌کند که تمرکز خود را به محیط خارجی یعنی جایی که نتایج حاصله از فعالیت سازمان شما در آن‌جا عرضه می‌شود، معطوف کنید.

باید از خود انتظار بالایی داشته باشید چرا که راه تعالی این است. رشد و پیشرفت شما مبتنی بر انتظاراتی است که شما از خودتان دارید. اگر از خود توقع کمی داشته باشید، معمولی باقی خواهید ماند و اگر از خود توقع بالایی داشته باشید، به جایگاهی متعالی خواهید رسید.

مدیران اثربخش خودشان دنبال شرکت کردن و منشأ اثر بودن هستند. آن‌ها نمی‌خواهند که دیگران سراغ آن‌ها بیایند بلکه خودشان سراغ دیگران می‌روند و از آن‌ها می‌پرسند: «انتظار چه مشارکتی از من در حوزه کاری سازمان دارید؟ این مشارکت را چه زمان، به چه شکل و در چه قالبی از من انتظار دارید؟» چنین پرسش‌هایی اصل و اساس مشارکت و منشأ اثر بودن هستند.

اگر می‌خواهید در رشد و تعالی سازمان خود نقش داشته باشید، ببینید با انجام چه کاری می‌توانید به عملکرد و نتایج سازمان خود کمک کنید. مدیر اثربخش به دنبال انجام «وظایف محوله» نیست. این مدیران از خودشان می‌پرسند: «من باید در این سازمان چه نقشی را ایفا کنم؟» وقتی یک مدیر اثربخش می‌خواهد به این سوال پاسخ دهد باید ابتدا سه زمینه زیر را بررسی کند و به سوالات زیر پاسخ دهد:

• اقتضای وضعیت موجود چیست؟

• با توجه با نقاط قوت، نحوه عملکرد و ارزش‌هایی که دارم، چطور می‌توانم بیشترین سهم را در انجام دادن آنچه که باید انجام شود، داشته باشم؟

• برای ایجاد تغییر در سازمان، باید چه نتایجی برای سازمان به ارمغان بیاورم؟

︎یک پیشنهاد مهم برای مدیران اثربخش:

سه حوزه در هر سازمان وجود دارد که مدیران اثربخش باید روی این سه حوزه کار کنند.

- اولین حوزه، حصول نتیجه مستقیم است.- دومین حوزه، تلاش برای خلق ارزش‌هاست.

- سومین حوزه، ارتقای افرادی برای آینده سازمان است.هر سازمانی که در این سه حوزه ضعیف عمل کند، دیر یا زود از بین خواهد رفت. بنابراین مدیران اثربخش باید تلاش کنند که در این سه زمینه منشأ اثر باشند.

درس چهارم: تمرکز خود را روی تقویت نقاط قوت بگذارید

یکی از کارهای مهمی که هر مدیر اثربخش باید دنبال آن باشد، تقویت نقاط قوت است. یک مدیر باید این توانایی را داشته باشد که بهره‌وری کارکنان سازمان را افزایش دهد. او باید در وهله اول کاری را برای افراد در نظر بگیرد که توان انجام دادنش را دارند. سپس از آن‌ها بخواهد که آن کار را به بهترین شکل ممکن انجام دهند و بهره‌وری خود را تا حد ممکن بالا ببرند.

اگر می‌خواهید سازمانی اثربخش داشته باشید نباید روی نقاط ضعف افراد حساب کنید. باید در سیستم منابع انسانی روی نقاط قوت افراد و تقویت این نقاط قوت تمرکز کنید.

پیتر دراکر در کتاب مدیر اثربخش در عمل یگانه هدف سازمان را «بهره‎‌ور کردن نقاط قوت» می‌داند و می‌نویسد:

یک مدیر اثربخش، نقاط قوت را بهره‌ور می‌کند. چنین فردی می‌داند که نمی‌توان روی نقاط ضعف افراد حساب کرد. برای نیل به اهداف لازم است که همه نقاط قوت اعم از نقاط قوت خود فرد، مافوق‌های وی و همکارانش به کار گرفته شود. این نقاط قوت، همان فرصت‌های واقعی هستند. یگانه هدف سازمان، بهره‌ور کردن نقاط قوت است.

بعضی از سازمان‌ها وقتی می‌بینند که شخصی کارایی و اثربخشی ندارد، فوراً عذر او را می‌خواهند. این در حالی است که یک مدیر اثربخش تمرکز خود را روی نقاط قوت افراد می‎‌گذارد و تمام تلاش خود را می‌کند که این نقاط قوت را تقویت کند.

اگر به فکر ارتقای منابع انسانی سازمان خود هستید، حتماً بر توانایی‌های بالقوه کارکنان خود تمرکز کنید و مشخص کنید که آیا نقاط قوت آنان تناسبی با وظایفی که برایشان در نظر گرفته‌اید دارد؟

در ادامه، ۵ گام برای تقویت نقاط قوت افراد بیان شده است:

• به ماهیت وظیفه یا کار مورد نظر فکر کنید.• چندین فرد واجد شرایط را برای آن وظیفه یا مسئولیت در نظر بگیرید.

• سوابق عملکرد و رزومه تمام افراد واجد شرایط را بررسی کنید و ببینید که این افراد در چه زمینه‌هایی عملکرد مطلوب داشته‌اند.

• سعی کنید با شرکت‌های قبلی این افراد صحبتی داشته باشید.

• با خود افراد صحبت کنید و مطمئن شوید که وظایف خود را به درستی فهمیده‌اند.

درس پنجم: انجام کارهای مهم را در اولویت قرار دهید

راز اثربخشی در متمرکز کردن تلاش‌ها است. مدیر اثربخش باید اول کارهای مهم را مشخص کند و سپس سازمان را در جهت انجام کارهای مهم هدایت کند. مدیران اثربخش می‌دانند که زمان، محدود است و اگر کارها، اولویت‌بندی نشود، سازمان دیر یا زود شکست خواهد خورد. یک مدیر اثربخش سعی می‌کند در یک زمان محدود، مهم‌‌ترین کارها را انجام دهد و کارهای غیرمهم را به تعویق بیندازد. برخی دیگر از کارها را هم می‌شود تفویض یا برون‌سپاری کرد.

پیتر دراکر در کتاب مدیر اثربخش در عمل می‌نویسد:

عمل کردن به تصمیم‌هایی که در خصوص اولویت‌ها گرفته می‌شود، شجاعت خاصی را طلب می‌کند چرا که ممکن است آن‌چه را که شما به تعویق انداخته‌اید، از نظر دیگری اولویت بالایی داشته باشد. اگر اجازه دهید که چنین فشارهایی تصمیم‌های شما را تحت الشعاع قرار دهد، عملاً درگیر کارهایی می‌شوید که شما را از فرصت‌ها دورتر و دورتر می‌کند و اولویت‌های اصلی مدیریت ارشد سازمان را به تعویق می‌اندازد.

انتهای پیام/

منبع خبر: گاهنامه مدیر